Uw inboxen zijn geen takenlijst. Wij zorgen dat elke aanvraag gesorteerd binnenkomt, bij de juiste persoon belandt en opgevolgd wordt, ook op de dagen dat het te druk is.
In de meeste bedrijven is de inbox stilaan de takenlijst geworden. En niet één inbox: die van verkoop, die van de binnendienst, die van de zaakvoerder, elk met hun eigen stapel. Wat bovenaan staat, wordt gedaan. De rest zakt weg tot iemand er toevallig nog eens aan denkt.
Het gevolg kent u: een offerte waarvan iedereen dacht dat een ander ze zou opmaken, een klant die twee weken later nog eens mailt, een aanvraag die pas bovenkomt als de opdracht al elders zit.
Tegen de tijd dat uw offerte vertrekt, ligt er bij de klant vaak al een andere in de mailbox. Die van u stond nog te wachten op iemand die tijd had.
In vier stappen, zonder dat uw werk stilvalt.
- 01
Wij brengen in kaart wat er binnenkomt
Mails, formulieren van de website, berichten via sociale media en telefoonnotities, over alle mailboxen heen. Eerst kijken wat er echt binnenstroomt, waar het terechtkomt en wat ermee gebeurt.
- 02
Sorteren en toewijzen gebeurt vanzelf
Een prijsvraag, een factuurvraag, een leverancier of nieuwsbrief. Alles krijgt automatisch de juiste plaats en de juiste eigenaar, zodat niemand nog moet raden wie het oppakt.
- 03
Antwoorden die kloppen
Terugkerende vragen krijgen meteen een correct antwoord, in de stijl van uw huis. U bepaalt per soort bericht wat automatisch mag vertrekken en wat eerst langs iemand passeert.
- 04
Opvolging op vaste momenten
Blijft het stil na een offerte, dan gaat er vanzelf een vriendelijke herinnering. En ligt een dossier te lang bij iemand, dan weet u dat nog vóór de klant het merkt.
Uw bestaande manier van werken blijft, alleen valt er niets meer tussenuit.
- Automatische sortering van alles wat binnenkomt
- Toewijzing aan de juiste persoon of afdeling
- Kant-en-klare antwoorden op uw veelgestelde vragen
- Een opvolgschema per soort aanvraag
- Een seintje wanneer een dossier te lang stilligt
- Eén overzicht van alle openstaande aanvragen, over de mailboxen heen
- Koppeling met de tools die u vandaag al gebruikt
Een binnendienst die tweehonderd mails per dag verwerkt
Van die tweehonderd zijn er een stuk of vijfentwintig echte prijsvragen, de rest is ruis, cc en leverancierspost. Zonder systeem worden ze allemaal even belangrijk, blijven ze in drie mailboxen naast elkaar staan en zakken de goede weg tegen de avond. Met sortering en toewijzing komt elke prijsvraag bij één duidelijke eigenaar terecht, krijgt de klant binnen het uur een ontvangstbevestiging, en gaat er na vier dagen stilte automatisch een herinnering.
Alleen als u dat expliciet wil. U beslist per berichttype en per afdeling wat vanzelf de deur uit mag; de rest wacht op uw akkoord. De meeste klanten starten voorzichtig en breiden uit zodra ze zien dat het klopt.
Ja, met allebei. U hoeft niet van mailprogramma te veranderen en uw adres blijft hetzelfde. Wij werken op wat er al staat.
Alles blijft zichtbaar en terug te draaien. U ziet wat er verstuurd is en kunt elke automatische stap uitzetten. Wij sturen bij in de eerste weken, want dan komen de uitzonderingen naar boven.
Nee. Wij bouwen rond wat u vandaag gebruikt. Pas als blijkt dat een ander systeem u echt tijd zou besparen, zeggen wij dat, en dan is het nog altijd uw keuze.
De meeste bureaus verdwijnen weken met uw briefing. Wij komen gewoon langs, kijken mee en zeggen u wat automatisering bij u oplevert.