De Ferrari Owners' Club Belgio bestaat sinds 1972 en is officieel erkend door de Ferrari-fabriek. Wij bouwden de website en het ledenportaal waar de clubwerking doorheen loopt: lidmaatschap aanvragen, inschrijven en betalen voor evenementen, bestellen in de clubshop en een eigen verkoopmarkt voor wagens van leden. Alles gekoppeld aan de boekhouding, zodat facturen vanzelf worden aangemaakt.
Leden regelen lidmaatschap, inschrijvingen en bestellingen online
Stromen in één portaal: lidmaatschap, evenementen, clubshop en verkoop onder leden
De uitdaging
Een ledenclub draait op administratie. Aanvragen beoordelen, inschrijvingen bijhouden, betalingen opvolgen, bestellingen verwerken: met zo'n honderdvijftig leden en een goed gevulde evenementenkalender telt elk formulier op, en al dat werk landt bij het bestuur.
En bij deze club ligt de lat nog net iets hoger. Wie de naam Ferrari draagt en door de fabriek erkend is, kan zich geen rommelige inschrijving of een trage bevestiging veroorloven. De ervaring naast de wagen moet kloppen met de wagen zelf.
De oplossing
Wij bouwden een website met daarachter één ledenportaal waar de hele clubwerking doorheen loopt. Nieuwe leden vragen hun lidmaatschap online aan. Zet het bestuur een evenement online, dan schrijven leden zich meteen in en rekenen ze in dezelfde beweging af, voor zichzelf en voor hun partner. Zo is een inschrijving geen belofte die nog opgevolgd moet worden, maar een afgeronde reservering.
Daarnaast kregen leden hun eigen besloten plekken: een clubshop met merchandise die alleen voor hen beschikbaar is, en een verkoopmarkt waar ze hun Ferrari te koop zetten binnen de vertrouwde kring van de club.
En de administratie achter de schermen doet mee. Het portaal is gekoppeld aan het boekhoudprogramma van de club: elke betaling stroomt automatisch door en facturen worden vanzelf aangemaakt, zonder overtikwerk.
Het resultaat
Van lidmaatschapsaanvraag tot evenementreservering loopt de ledenwerking nu digitaal. Een inschrijving is meteen betaald, bevestigd en gefactureerd, zonder dat iemand van het bestuur er nog achteraan moet.
Een club uit 1972 draait vandaag op een portaal van nu. De leden merken er niets van, en zo hoort het.
Het bestuur organiseert, het portaal doet de administratie: inschrijven, betalen, factureren en bestellen zonder tussenstap.
De meeste bureaus verdwijnen weken met uw briefing. Wij komen gewoon langs, kijken mee en zeggen u wat automatisering bij u oplevert.